企画書、提案書は見てもらうことに意味があります。
見てもらえなければ書類作成に要した時間と労力がムダになってしまいます。
見てもらうためには、見やすい企画書、提案書の特徴を知ることが大切です。
ここでは、見やすい書類作成のポイントについて、いくつか紹介していきます。
フォントは何種類も使わない
企画書、提案書のフォントはバリエーションが豊富にあったほうが、おしゃれになるイメージがあるかもしれません。
確かに、目立つことは大切ですが、読みにくくなっては本末転倒です。
フォントは3種類よりも2種類、さらに1種類というように少なければ少ないほど良いです。
複数のフォントが混在すると、読みづらく疲れる原因になります。
文字サイズを明確に決めておく
私たちは新聞や雑誌を読む時に、見出しを見ながら読みたい記事を決めているはずです。
見出しは文字サイズが大きいからこそ、見出しだとすぐに気づけるのです。
企画書、提案書の場合においても、文字サイズは統一させる必要があります。
見出しと本文の文字サイズが同じだと、どこが見出しでどこが本文なのか、瞬間的に判断できなくなります。
企画書、提案書は見やすさが命ですから、少なくとも見出しと本文の文字サイズはそれぞれ決めておきましょう。
カラーは増やしすぎないのがコツ
配色が豊富であるほど人の目を惹く企画書、提案書になるかもしれません。
しかし、それはパッと見た瞬間だけであり、実際は読みにくい書類になってしまいます。
一方で、使用するカラーが1種類だと味気なく、さびしい印象を与えてしまいます。
そこでカラーは3種類を基本に考えてみましょう。
基本の色に加えて、社内共有したい箇所に使用する色、特に強調したい箇所に使用する色、というように決めておきます。
明確にしておくべきポイントは
企画書、提案書を作るからには必ず目的があります。
その目的を伝えることが、見られる書類を作成する大原則です。
そのためにイベントを開催するメリット、費用対効果はどのくらいかなどをはっきりさせる必要があります。
当然ながら開催によるメリットよりデメリットのほうが上回ると判断されれば、どんなに見栄えの良い書類でも通らない可能性が高いです。
イベントを開催するからには莫大な資金が必要となります。
つまりは、投入した資金以上の見返りを得られなければ、メリットよりデメリットが勝ってしまいます。
商品・サービスの知名度を上げたい、企業のPRのため、人材雇用のアピールのためなどと目的を明確化させたうえで企画書、提案書づくりを始めてください。
ターゲットはどう設定するべきか？
イベント開催をする場合、必ず設定しておくべきことがターゲット層の明確化です。
ターゲットを拡大すればするほど、宣伝費用は高額になるのが現実です。
そうなれば、企業にとって体力勝負となり、結局は事業規模の大きい大手に勝つことは難しいでしょう。
ターゲットを限定することで宣伝費用を抑えられますし、コアな客層を掴むことにつながります。
年齢や性別、居住エリアで絞るのは王道ですが、ほかにも、職業や年収なども指標になります。
イベント進行がスムーズに行えるか
どんなに素晴らしい企画書、提案書であっても、余裕のないギリギリのスケジュールが組まれたものだと通りません。
スケジュール設計の内訳は、作成者の理想をもとにしていることが多いはずです。
しかし、現実は想定していた通りに事が進むことは少ないでしょう。
なんらかのトラブルやアクシデントが発生することが多いので、こうした状況で対応できる余裕が必要です。
費用対効果を高めるために数字を明確に
ここでの数字とは予算のことであり、これは上限未満に抑えておくのが好ましいでしょう。
理想的なのは費用を極限まで抑えつつ、最高のイベントを実現することです。
ただし、現実は費用対効果がどれほど高くても、予算が大きすぎると上司の承認を得られないのが普通です。
費用対効果が高いと予測されても、あくまで予測でしかありません。
それゆえ、予算はなるべく抑えたほうが良く、そのためにできることから始めてみましょう。
ムダな費用をかけないことはもちろん、備品のコストの詳細などを決めておくことも大切です。
まとめ
企画書、提案書は見てもらうために作成するものです。
そのためには、見やすいことが前提であり、フォントの種類、文字サイズ、カラーなどがポイントになります。
さらに、書類作成をする理由を明確にし、上司の承認を得ることも重要です。
イベント開催の目的、ターゲット設定、スケジュールなどはしっかりと詰めておきましょう。
また、予算に関しても明確にし、費用対効果の概算を出しておく必要があります。
