職場で企画書がなかなか通らない、上司に提案書を出しても採用されない、取引先のプレゼンが通らない、ライバル企業とのコンペで負け続けているなど、お悩みはありませんか。
自分では納得がいく企画書や提案書を書いているつもりでも、相手には伝わりにくく、共感を得られていない可能性があります。
伝わりやすい企画書、提案書の書くべき5つのポイントをご紹介します。
現状分析と課題の明確化
企画や提案を行い、採用されるためには、「なるほど。」と思わせることが大切です。
そのため、まずはどうしてその企画や提案が必要なのか、問題提起を行い、共感を得ることが必要です。
現状がどうなっているのか分析をした結果と、そこから浮き出てきた課題を明確化しましょう。
そんな問題が生じているなら対策が必要だ、と思わせることやその課題をどう解決すれば良いのかと、注目が集まり、その後の提案をしっかり読むことや聞いてもらえるようになります。
課題解決のための提案
現状分析にもとづく課題を明確化したら、それを解決するためにどうすれば良いのかを提案します。
何をしたいのか、わかりやすく明確にしましょう。
5W1Hや6W1Hの方法で、Who＝誰が、What＝何を、Whom＝誰に、When＝いつ、Where＝どこで、Why＝なぜ、How＝どのように、How much＝いくらか、を具体的にするのがポイントです。
提案内容は実効性があるものでなくてはいけません。
夢物語では、絵に描いた餅です。
提案さえすれば、誰かがどうにかしてくれるという他力本願ではなく、誰がやるのか、どうやるのかを具体的に示し、実効性があることもアピールしましょう。
企画を行うことで得られる効果
あなたが考え出した企画や提案を実行することで、得られる効果を明確にしましょう。
課題の解決はもちろんですが、どのようなメリットが得られるのかを列挙します。
効果が高く、メリットが多いなら、企画や提案を実行するのが望ましいという判断につながるのです。
企画や提案の実行により、直接得られる効果やメリットに加え、相乗効果や追加で得られるメリットがあれば記載します。
ただし、希望的観測ではいけません。
なぜ相乗効果やプラスαのメリットが得られるのか、根拠も示すことがポイントです。
つまり、効果やメリットを示す時は、本当にそうなるのか根拠がわかるよう、分析やシミュレーションをしたデータや客観的な資料などを示しましょう。
グラフや図、イラストなども交えて、視覚的にもわかりやすく示すとメリハリがつき、説得力が増します。
スケジュール
企画や提案には、納期があるものやいつまでに実現できるものを採用するコンペなども少なくありません。
いずれにしても、課題解決のための企画や提案が、どのくらいの期間で実現できるのか、スケジュールもあわせて提案しましょう。
実現可能性があるように、工程をわかりやすく示すことがポイントです。
準備段階、製作段階、運用段階など、その企画や提案に合わせ、スケジュール表や工程表を示しましょう。
視覚化することで実現可能性が見えやすくなり、検討対象にしてもらえます。
もちろん、根拠のないスケジュールではありません。
企画や提案のプロセスを細かく分析して、どのくらいの期間がかかるか、よく見積もりましょう。
収支計画
企画や提案を実行するうえで、企業にとって最も気になる点がコストです。
コストに見合った成果が得られるのか、コストパフォーマンスの高さも重要なポイントです。
収支計画も示すことで、どのくらいのコストがかかり、どのくらい利益がもたらされるのか、シミュレーションの結果やそれにもとづく収支計画を出しましょう。
シミュレーショングラフや費用の内訳などを表で示すことも有効です。
準備をしっかりと
書くべきポイントを5つ挙げました。
企画や提案の内容によっては、すべてを網羅しなくても良い場合もありますが、伝わることや採用されることを目指すには、いつでも実現できるような、実行可能性が感じられる緻密な計画であることがポイントだとわかりました。
緻密な企画書や提案書を作成するには、しっかりと準備を行い、丁寧に作成していくことが大切です。
締め切りまぎわになって作業しても間に合いません。
採用されたいなら、調査や分析、資料やデータ集め、シミュレーションなどをしっかり行い、時間をかけて作成しましょう。
まとめ
伝わりやすい企画書や提案書にするには、書くべきポイントが5つあります。
現状分析と課題の明確化、課題解決のための提案、企画を行うことで得られる効果、スケジュール、収支計画を基本にわかりやすく、実行したくなる企画や提案を行いましょう。
