パワポで企画書や提案書を作成する際、どのような手順で行えばスムーズにいくか解説します。
見せる書類づくりには共通するポイントがあり、コツを掴めば誰でも魅力的な資料を作ることが可能です。
パワポ資料を作成する前に
まず、PowerPointで資料を作成する場合、いきなり書き始めるのはNGです。
多くの場合、業務で使う資料を作っておくように上司やメンバーから依頼を受けて作り始めますが、構成も定まっていないうちからパワポを使うと、後々苦労することになるでしょう。
パワポはとても使いやすいアプリケーションなので、考えをまとめる段階から使うことも可能といえば可能です。
ただ、企画書や提案書はあくまで第三者に見せるためのものなので、相手にどのように伝えたいか最終的なイメージがないと、ミスすることが多いです。
まずは軸と構成を決めることを先行し、パワポはそれを落とし込む場所と考えましょう。
何のために作る資料？
まず、その企画書や提案書は何のためのもので、誰に提案するものかを整理します。
意図や背景がわからないと進められないので、わからないならまずヒアリングを行いましょう。
たとえば、SNS広告の企画書なら、なぜSNSなのか、どこにニーズがあるのかを明確にする必要があります。
クライアントがいるならなおのこと、クライアントのニーズを把握することが何より重要です。
ターゲットは何を求めている？
ニーズが理解できたらターゲットを選定します。
提案する相手はどんな人で、その企画や提案に何を期待しているか、何の判断材料にしようとしているかを考えましょう。
重要なのは、ターゲットにも目標があり、その目標を達成するためにこちらに企画や提案を求めているという点です。
ターゲットと同じ目線に立って、本当に必要としている企画や提案ができるようにすることが大切です。
主張は何？根拠は何？
企画や提案は主張でできています。
主張と根拠が揃うことで、初めて評価に値する判断材料となります。
まず、こちらが言いたいことを明確にして、なぜそう言いたいのか裏付けを整理しましょう。
補足事項も必要であれば準備し、高いレベルで納得の得られる主張にすることが重要です。
パワポ資料の作成手順
パワポ資料を作る時のコツは、1ページに情報を入れすぎないことです。
前段階で整理した通り、主張、根拠、補足の順に流れを作り、一目でわかりやすく印象に残りやすいスライドを作りましょう。
ステップ1：まず主張スライドを作成
ビジネスは結論ファーストです。
答えをもったいぶるのではなく、まず主張（結論）のスライドを作ります。
1ページにタイトルとやることを明記し、この資料で何を企画提案したいかをはっきりさせましょう。
ケースバイケースですが、主張に何ページも使うことはありません。
ステップ2：根拠スライドを作成
なぜそのような主張をするか、根拠のスライドを作ります。
根拠は事例やデータを提示することが基本なので、ページは複数になるのが一般的です。
たとえば、分析データや調査データの結果をまとめたもの、具体的な事例や施策、シミュレーションや見積もりなどが該当します。
情報は最新のものを使用し、正しく伝えることが重要です。
ステップ3：補足スライドを作成
補足は説得力や相手の理解を増すために提示するものです。
類似企画の情報や競合の情報などを、画像や動画などもあわせて用意すると良いでしょう。
もし自社ならではのノウハウや技術などがあるなら、ここでアピールする方法もあります。
ただし、補足はあくまで補足ですので、万が一このスライドの説明を飛ばされても、企画提案書として成立できるような構成にしておきます。
パワポ資料はデザインも重要
パワポ資料を興味を持って見てもらうためには、デザイン面が非常に重要な要素になります。
デザインは苦労する作成者が多いですが、ここでは特にポイントとなる基礎を解説します。
フォントのルールを統一
デザインと聞くと、イラストや色使いなどばかり気にする人が多いですが、実際はそれ以上に重要なのがフォントの統一です。
見せ方によってはサイズ変更なども活用しますが、そこには一定のルールが必須となります。（タイトル・見出し・小見出し・説明文などで各統一など）
フォントの種類、太さ、色などがバラバラだと、内容が頭に入って来なくなり、結局理解されにくくなります。
どういった種類が良いかはケースバイケースですが、テンプレートなども参考にしてみましょう。
配置ルールを統一
センタリングや左合わせ、行間、文字間隔など、配置にも統一ルールを持ちましょう。
情報がバラバラの位置にあると視点が乱れ、内容が頭に入って来なくなります。
また、画像やグラフを配置するページでも、フレームをツラ合わせするなど一定のルールを設けることが大切です。
装飾も全ページ決まったルールで統一することが大切ですが、そもそもやりすぎは禁物です。
主役はあくまで文字や数字だと理解し、それらをわかりやすくするために使いましょう。
まとめ
パワポで企画書や提案書を作る機会は多いですが、基本的な手順やポイントを覚えておくだけで、資料づくりに悩まなくなります。
資料は一目で見やすくわかりやすいことが評価されるポイントです。
あれこれ説明したいことがあってもなるべくそぎ落とし、本当に主張しなければならないことをしっかり主張できる資料に仕上げてください。
