企画や提案自体は素晴らしいものであっても、自分の思いが相手に伝わらなければ却下されてしまいます。
文章の書き方一つでも、伝わり方が大きく違ってしまう場合もあるのです。
まず何を企画、提案したのかわかってもらえるように、基本的な文法とPREP法を覚えておきましょう。
こちらでは、相手に伝わり納得させられる文法やPREP法について解説していきます。
企画書と提案書は同じ？
そもそも企画書と提案書は一緒のように見えてしまいますが、別物です。
企画書は詳しくどのようにプロセスが進むのか細かく決め、費用対効果まで出したものです。
実務レベルまで考えたものを企画書と言います。
逆に、提案書はそこまで本格的な実務レベルまでを考えたものではなく、課題などを解決できるように考え、方向性や大まかな費用などを出したものです。
企画書のほうが現実的な部分を細かく考え、収益や実現性があるかを見られます。
何を書けばいいの？
主に細かく考えて書かなければいけないのが企画書ですので、こちらを中心に書き方について紹介していきます。
ポイントがいくつかあるのですが、押さえておかないと伝わらない文章になってしまいます。
ここで紹介するポイントはすべて入れるようにしましょう。
なぜ企画が必要か？
わざわざ企画書を出す時は、そこに何か問題点があるからです。
どんな問題点があるのか背景や現状などを探り、市場のトレンドやさまざまな状況を見ながら比べてみましょう。
裏付けとなる理由を明確にし、企画をする必然性について簡潔にわかりやすく書きましょう。
目的やゴールを考え決める
企画の目的を選定し、改善するための道筋を立ててゴールを決めます。
ゴールを明確にすると、何の企画かはっきりして伝わりやすくなります。
具体的にどうするのか6W2Hを使う
企画についての具体的な話を進めていきますが、この時に思ったまま文章を書いてしまうと相手に伝わりにくくなってしまう可能性があります。
6W2Hを使うだけで、グンとわかりやすい文章になるため覚えておきましょう。
具体的には、Who→誰が行うのか、What→どういった内容なのか、Whom→誰をターゲットに、Where→どこで、Why→なぜこの企画をするのか、How→どのような方法で、How much→いくらで、がわかるようにすると相手が納得できる文章ができあがります。
どんな流れで費用はいくらかかり、人員の必要人数など詳細をまとめておくと良いでしょう。
スケジュールや収支計画についても詳しく書きます。
書くうえでのポイント
文章がわかりやすいと、何が言いたいのかが伝わります。
今度は中身に注目がいき、本当に企画として実現できることかを見られます。
実現性や収益性が高いと感じられなければ、企画書は採用されません。
筋が通っていて、企画が実現性とかけ離れていなければ採用となる可能性は十分にあります。
あらゆる角度から企画が実現しそうか考え、細かく実務レベルまで落として書きます。
スケジュールに関しても、無理に詰め込んだと思われるようなものはよくありません。
案としては素晴らしくても、実現できないと思われてしまいます。
皆でさまざまな仕事を社内で分担した時に、実現できるスケジュールを立てましょう。
PREP法もおすすめ
わかりやすい企画書や提案書を書きたいと思ったら、PREP法も利用してみましょう。
さまざまな場面で使える方法で、相手に言いたいことがわかりやすく伝えられる書き方です。
PREP法は4つの構成からなり、覚えれば誰でも簡単に使えます。
PREP法の具体的な使い方
このPREPというのはPoint（要点）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（要点）の頭文字を取っています。
まず何を伝えたいのかはっきり相手に伝えるために、要点を言います。
そして、なぜその結論になったのか理由を話し、その後証拠を伝えるために具体例を述べ、最後再び要点を伝える構成です。
意識していないと、人は伝えたい気持ちが先行して具体例から話し、最後に要点を言ってしまうこともあります。
本人は何の話かわかっても、聞いている側は急に具体例が出てくるので、何の話かわかりません。
ビジネスでも大いに役立つ
このPREP法を企画書や提案書を作成する際に使いこなせるようになると、日常生活でも自然と利用できるようになります。
ビジネスでは相手にわかりやすく伝えなければならない場面が多く、その度に構成を意識して伝えれば相手も理解できます。
まどろっこしく何を言っているかわからない話をされると、仕事のできない人と思われがちです。
しかし、PREP法を使えれば、賢い人だと思われ仕事のできる人間のイメージも与えられます。
まとめ
企画書は細かく実務レベルまで考えたもので、提案書は大まかに考えたものという違いがあります。
しかし、相手にわかりやすく伝えるという意味では、文章の構成は同じように重要です。
より相手に伝わる話し方をするには、6W2Hを上手に活用して具体的な話をしていきましょう。
問題点、企画の目的、実現性、スケジュールなども細かく伝えることが大切です。
わかりやすく書く場合、PREP法も有効です。
この方法はビジネスのさまざまな場面でも使えるので、一緒に覚えておきましょう。
