Wordで企画書や提案書を作成する手順とポイントを押さえよう

企画書や提案書というと、皆の前でプレゼンをするため、PowerPointで作成するイメージがあります。
では、Wordで作成する必要がある際には、どのように作成すれば、読みやすく、内容が伝わりやすくなるのでしょうか。
企画や提案が採用されやすい、Wordで企画書、提案書を作成する手順・ポイントについてご紹介していきます。

Wordで企画書や提案書を作ろう

企画書や提案書というと、PowerPointのイメージがあるかもしれません。
プレゼンをする際には、確かにPowerPointで見やすく説明するのが良いでしょう。
ですが、自ら相手にPowerPointで作成した資料を指し示しながらプレゼンをする場とは異なり、企画書や提案書を文書で提出する形を採る場合は、PowerPointでは情報が足りません。
PowerPointで情報を満たそうとすると、大量のページが必要になります。
そのため、文書で提出する形や説明が必要な時、取引先などからWordでの作成を求められた時には、Wordで作成を行いましょう。
文書を書くだけでなく、さまざまな補助機能が搭載されているので、ポイントを押さえれば、見やすくてわかりやすく伝わりやすい、採用される企画書や提案書が作れます。

横書き1枚にまとめる

取引先などから複数ページの提案書を求められることや案件により、細かい内容まで示した冊子のような企画書が求められる場合などを除き、Wordの企画書や提案書の基本は横書き1枚です。
有名な大手企業では、Word1枚で企画や提案を行うというルールがあるほど定番化しています。
1枚にまとめるとなると、内容をいかに要約して、わかりやすくまとめるかがポイントになります。
文章で長々と書こうとせず、箇条書きでポイントをまとめたり、文字の太さなどによる強調を利用したり、表などを入れることでメリハリをつけることがポイントです。

タイトルと見出しを付ける

Wordの文書作成の日頃のクセで、上から下までびっしり、小さな文字で文章を埋め尽くしてしまうと、読む気が失せてしまいます。
報告書などとは異なり、文書にプレゼンしてもらうのですから、体裁を整えましょう。
何の企画や提案なのか、わかりやすく目を惹く、読んでみたくなるタイトルを太字で冒頭真ん中に入れます。
その後も、見出しを付けて項目を分けていきましょう。
現状分析や問題提起、提案内容、スケジュールや収支計画など書くべき項目を、大見出しとして入れます。
1枚にまとめる時はそれほど長くならないと思いますが、内容が多くなる場合は、大見出しに適宜、小見出しを入れましょう。

フォントやサイズ選びに気を付ける

Wordの初期設定のフォントは、MS明朝体です。
明朝体やゴシックなどは馴染みもあるので、企画書や提案書を作成するには無難なフォントを選択しがちです。
ですが、見栄えでいくとメイリオがおすすめです。
明朝体に比べて太目のテイストで、パッと見てくっきり見えます。
文字のサイズは11～12ptがベストです。
10ptでは小さくて読みにくいからです。
12ptにしてしまうと文章が収まらないという場合には11ptにしましょう。
本文の文字サイズを11～12ptにしたうえで、見出しやタイトルはその1～2pt大きなサイズにして、どこに何が書かれているかわかりやすくすることもポイントです。

ワンセンテンスは短く

1文を長々と書くと読みにくく、まとまりがつきません。
多くの人からさまざまな企画書や提案書が集まってくるケースなら、なおさら読む気が失せます。
ワンセンテンスは60文字程度に抑え、読んで伝わりやすく、見た目も読みやすい文章を心がけましょう。

箇条書きでわかりやすく

文章での説明より箇条書きのほうがわかりやすいことも多いです。
企画書や提案書では、端的に伝えるため、箇条書きも活用しましょう。
提案によって得られる効果、メリットなどは、10～20文字程度で明確化すると伝わりやすいです。

表で見た目をすっきりと

表やグラフ、図などは、PowerPointやExcelならまだしも、Wordには馴染まないように思えます。
ですが、Wordにもグラフや表などの挿入機能が備わっており、これらの機能を活用することで、よりわかりやすくメリハリがつけられます。
あえて表にするような内容はないと思われるかもしれません。
たとえば、箇条書きにする内容や提案実行前と実行後の比較などを箇条書きにしたうえで、表にすると比較しやすくなります。

まとめ

Wordで企画書、提案書を作成する際は横書き1枚を基本に、わかりやすくまとめることです。
文章を長々と書きすぎるとわかりにくくなるので、メリハリをつけることがポイントです。
タイトル、見出しを強調すること、ワンセンテンスは短く、箇条書きでわかりやすくメリハリをつけましょう。
文字のフォントやサイズも意識し、表などを挿入して見た目もわかりやすくします。