企画書や提案書を作成しても採用されない、チラ見されるだけで読んですらもらえない、上司にダメ出しを受けてばかり、そんなお悩みはありませんか。
最初から最後まで読んでもらえ、採用にも結び付く企画書や提案書を作成するために、気を付けたい6つのポイントをご紹介します。
問題提起で共感を得る
企画や提案を行う際、自分で考え出したアイデアに興奮して、それを前面に押し出してしまう方がいます。
「こんな企画を思いつきました。」「今やるべきことはコレです。」と最初にバーンと打ち出す方もいるでしょう。
考案した方にとっては、今やるべき温度の高い企画かもしれません。
ですが、プレゼンされる側や提案を受ける方にとっては唐突な内容である場合やなぜ今必要なのかがわからないという疑問だらけの内容である可能性も少なくありません。
提案する側と提案を受ける側の温度差がある点に留意しましょう。
そのため、まずは自分と同じ立ち位置に立ち、同じ目線や感覚で提案書を読んでもらうことや話を聞いてもらえるよう、共感を呼ぶ問題提起が必要です。
「今、こんなことが問題となっています。」「こんなことでお困りではありませんか？」「世の中にはこんな課題を抱えている消費者や企業がいます。」といった問題提起から始めましょう。
「そんな問題があるのか、それなら解決が必要だ。」「その問題をどう解決するのか。」と共感を抱いてもらうことや話の続きが聞きたいと興味を持たせることが大切です。
現状分析や問題提起は客観的な視点で
問題提起をする際、ネットで話題になってたから、世間はそんな方向だからと漠然とした内容ではいけません。
仮にネットで話題を集めていたことがキッカケだとしても、アンケート調査の結果やユーザーの行動分析データなど客観的な根拠を示しましょう。
問題提起を行うには、その前提として現状分析が不可欠です。
その際も、状況を見て自分の頭の中でイメージしてみたといった内容ではなく、調査やデータ収集を行い、その結果を一定のフレームワークを使って分析したうえで、示すことで説得力が増します。
分析する対象や問題に合わせ、内部要因・外部要因から課題を探すSWOT分析を用いることや市場・顧客・競合他社・自社の視点から課題を発見する3C分析などのフレームワークを活用するのが、客観化や説得力を増すポイントです。
提案内容はわかりやすく
課題の解決のために提案する内容は、わかりやすく具体的に示します。
そのためには、6W2Hの手法で示すことがおすすめです。
「Who＝誰が」では提案内容を実行するのは誰か、どの部署か、などを示しましょう。
「What＝何を 」では、具体的に何を行うのかを示します。
「Whom＝誰に」では、誰をターゲットにしたものなのか、 具体的なペルソナを設定するのがポイントです。
「When＝いつ 」は、どのタイミングで実行すべきなのかを示します。
「Where＝どこで」は、想定している市場を示しましょう。
「Why＝なぜ」では、なぜ、それを行うことが必要なのかを示します。
「How＝どのように」では、どのように実行するのか、必要となる技術やノウハウ、方法などを示します。
「How much＝いくらで」は必要となる投資額、費用やいくらで販売するかなどのコストや金額を提示しましょう。
具体的であるほど、実行可能性が高まり、検討になりやすくなるためです。
企画や提案のメリットを示す
企画や提案を実行することで、どのような効果や成果が出るのか、メリットを示しましょう。
メリットがないのであれば、実行しても意味がありません。
課題を解決するという直接的な効果だけでなく、得られるメリットを具体的に列挙しましょう。
なんとなくそうなるではなく、具体的な根拠があるメリットを示すのがポイントです。
グラフや図を効果的に使う
現状分析やメリットを示す際など、客観的かつ具体的な根拠を示す際には、グラフや図、表やイラストなどを用いることがポイントです。
文章だけでは読みにくく、メリハリもつきません。
わかりやすい図やグラフを入れることで、説得力も増します。
読みやすく伝わりやすく
全体として、読みやすく、伝わりやすくを心がけましょう。
どんなにしっかりと現状分析ができていて、良い企画や提案だったとしても、わかりにくいと採用されません。
同じ内容を書くにしても、文章の書き方や構成で印象が変わります。
1センテンスを短くする、箇条書きでポイントを示す、章ごとに、まとめのイラストを入れるなど、見た目のわかりやすさも工夫しましょう。
まとめ
企画書や提案書作成時に気を付けたい6つのポイントとして、問題提起で共感を得ること、現状分析や問題提起は客観的な視点で行うこと、提案内容はわかりやすく示すこと、企画や提案のメリットを具体化すること、グラフや図を効果的に使って視覚的にも訴えること、読みやすく伝わりやすくすることが必要です。
ぜひ6つのポイントをしっかり押さえて企画書や提案書を作成しましょう。
