斬新なアイデアや画期的なプランを閃き、それを他者に伝える際には、企画書や提案書を作成する必要があります。
しかし、どれだけ内容が素晴らしかろうと、企画書や提案書の出来が悪ければ、他者に伝えることは叶いません。
用意した資料が悪いばかりに「よくわからないもの」という評価を下されてしまうのはあまりにもったいないです。
今回は企画書・提案書の作成ポイント、そして無料テンプレートを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
そもそも企画書と提案書の違いは？
どちらもアイデアやプランを他者へ伝えるためのものであるため混合されやすいですが、企画書と提案書はそれぞれ別のものです。
企画書はアイデアを資料の形にして可視化した資料であり、そのアイデアをどのようなプランで実現していくかが記されています。
つまり、実行したいアイデアの内容やその工程が書かれたものが企画書です。
企画書は自分の考えをベースにしており、それをいかに他者へ伝えるかに重きを置いています。
対して提案書は、それを受け取る相手をベースとしています。
相手が抱えている問題や悩みを前提として、それを明文化し、是正するための方向性を示すのが提案書の目的です。
そのため、企画書と比べると提案書には具体的な実行プランが記されていないケースが少なくありません。
また、企画書は組織内の他者に向けて作られ、一方の提案書はクライアントをはじめ組織外の人へ渡すために作成される、といった違いもあります。
しかし、企画書も提案書も、自分以外の誰かへ考えを伝えるための資料であるという点は共通しています。
つまり、企画書作成のポイントと提案書作成のポイントには重なるところがあり、書き方を学べばどちらも作りやすくなるということです。
企画書・提案書を作成する際のポイントは？
企画書も提案書も、それを読んだ他者に自分の案を理解してもらう、そしてプロジェクト実行の承諾を得たり発注を受けたりすることを目的として作成するものです。
よって、企画書・提案書はそれを読む相手にとってわかりやすいかどうかが強く求められます。
頭に浮かんだ順から情報を詰め込んだだけの資料は、読んでもわかりづらく、理解にはつながりません。
まずは自分の考えを整理し、それをどのように構成したらわかりやすくなるかを考えましょう。
企画書・提案書を作成する際のポイント【文章構成】
手帖に書き留めたアイデアをそのまま写したような企画書・提案書では、資料として十分な効果を発揮できません。
他者に読ませるものである以上、文章構成に気を付けて作成する必要があります。
企画書でも提案書でも、まずは現状を整理してください。
次いで、解消しなくてはいけない問題点、あるいは目指すべき理想像を挙げます。
そして、問題点の解消や理想像の実現のためのアイデア・プランを説明していきます。
企画書の場合はアイデア・プラン説明の後にスケジュールや収支計画を書く必要があるでしょう。
「6W2H」を意識して資料を作成するのも効果的です。
6W2Hは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Whom（誰に向けて）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）、How much（いくらで）の略で、これら情報が盛り込まれている企画書・提案書は具体性が高まります。
たとえば、Whomはプランの対象つまりターゲット層、Whereは働きかける市場、Whyはプラン実行の背景、などのように言い換えられるでしょう。
対象とする市場やターゲット層は読み手にとって重要な情報であり、これらの有無が資料のクオリティを大きく左右します。
つまり、6W2Hを意識して作成すれば、必要な情報がしっかりと示されている企画書・提案書ができあがるわけです。
企画書・提案書を作成する際のポイント【デザイン】
文章構成を意識しつつ作成したとしても、ただ文字が羅列されているだけのような企画書・提案書は相手の気を引きにくいです。
相手にとってわかりやすくするためには、文章構成だけでなく、資料のデザインにも注意する必要があります。
たとえば、見出しにはゴシック体、本文には明朝体または線が細いゴシック体を使うようにしましょう。
ゴシック体は可視性が高く、見出しに使えばその項の概要をしっかりと相手に伝えられます。
しかし、ゴシック体は線が太目なので、文字量が多くなる本文で使うと窮屈になってしまいます。
本文パートでは明朝体や細字のゴシック体など、読んでいて疲れてこないフォントを選んでください。
基本的にはメイリオや游ゴシック体など、パソコンに標準装備されているフォントで十分ですが、よりこだわりたいのであればWeb上のフリーフォントをダウンロードしても良いでしょう。
IPAフォントやしっぽり明朝、源ノ明朝などはフリーフォントながらクオリティが高く、商業シーンでも使われることがあります。
グラフや表あるいは写真などを入れて視覚的なわかりやすさを高めるのも効果的です。
ただし、データを引用する際は、その情報元が信頼できるものかどうかにご注意ください。
Wikipediaのような誰もが編集できるもの、あるいは執筆者の主観が入っているかもしれないブログは極力使わないほうが良いです。
白黒の資料はそれだけでそっけない印象を与えてしまうので、見出しやグラフなどに色を付けてみましょう。
ただし、過剰に色を付けてすぎるのは禁物です。
色数が多すぎるとかえって陳腐になってしまうので、一つの画面内で使用するのは3色までにとどめてください。
また、原色は避け、彩度や明度を調整したほうが上品な作りになります。
とにかく目立たせようと赤や黄色の原色を使いがちですが、これらは派手である代わりに画面が陳腐化しやすいです。
企画書のおすすめテンプレート
良い企画書を作成するポイントを知ったとしても、それを踏まえて一から作成するのはやはり手間でしょう。
可能な限りコストを省いて作成したい方にはPowerPointがおすすめです。
PowerPointにはさまざまなテンプレートが用意されており、それらを上手に活用すれば手間をかけずに企画書を作成できます。
また、PowerPointの利点はその直感性にもあります。
写真やグラフといったデータをドラッグで挿入できるだけでなく、文字の配置やサイズ調整も非常に簡単です。
PowerPointを所有していない方はWordで代用しましょう。
どちらもMicrosoftのソフトであり、WordもPowerPoin同様に直感的な操作が可能です。
さらに、Wordにもテンプレートが用意されているので、それを活用していきましょう。
提案書のおすすめテンプレート
企画書と同じように、提案書にも無料で利用できるテンプレートが数多くあります。
たとえば、Excelのテンプレートは手軽に使えて便利です。
Excelなら記載スペースが広めに取られており、視認性も良好です。
また、シンプルなデザインなのでシチュエーションを選ばずに使えます。
PowerPoinを提案書作成に使うのもおすすめです。
前述の通り、PowerPoinにはさまざまなテンプレートが用意されており、その中には実用的なデザインのものもあります。
あえて雑誌のようなデザインのテンプレートを使い、クライアントの気を引いてみるのも良いでしょう。
まとめ
企画書や提案書は、それを読む相手にとってわかりやすいことが何よりも重要です。
そのためには、文章構成やデザインなどを工夫する必要があります。
今回ご紹介したことを踏まえて企画書や提案書を作成すれば、必ずや魅力的な資料ができあがるでしょう。
テンプレートも活用しつつ、ぜひ資料作成に勤しんでみてください。
